Dziękujemy za wspólny rok, czyli jak wzmacniać relacje w społeczności wokół organizacji pozarządowej?

Grudzień w organizacjach pozarządowych to pracowity miesiąc. Przygotowujemy się do zamknięcia roku: wydajemy pieniądze z dotacji, sporządzamy sprawozdania i wypełniamy obowiązki rachunkowe. W tym intensywnym dla fundacji i stowarzyszeń czasie warto na kilka chwil odłożyć dokumenty i skupić się na tym, co jest najważniejsze dla działania naszej organizacji. Na dobrych relacjach z ludźmi, którzy nas wspierają. To dzięki naszym pracownicom, współpracownikom, wolontariuszkom i darczyńcom możemy zmieniać świat na lepsze. Podziękujmy im za to!

Jak angażować ludzi do działań społecznych? Subskrybuj!

Grudniowa atmosfera związana ze zbliżającymi się świętami i nadchodzącym Nowym Rokiem otwiera przed nami wachlarz możliwości na wzmacnianie więzi z ludźmi z otoczenia naszej organizacji. Jak rozwijać relacje z tymi, którzy już z nami współpracują i poszerzać grono odbiorców i odbiorczyń naszych działań? Oto garść pomysłów i narzędzi, z których możecie skorzystać:

1. Przygotuj listowne/e-mailowe podziękowania dla osób wspierających Twoją organizację
2. Zaprojektuj kartki świąteczne i podziękowania do mediów społecznościowych
3. Zorganizuj spotkanie podsumowujące mijający rok
4. Zmontuj wideo-podziękowania i życzenia na Nowy Rok
5. Wykorzystaj motyw kalendarza adwentowego

Przygotuj listowne/mailowe podziękowania dla osób wspierających Twoją organizację

Okazywanie wdzięczności oraz podkreślanie znaczenia działań podejmowanych przez konkretne osoby jest niezwykle ważne dla utrzymania pozytywnych relacji i budowania lojalności wobec naszej organizacji. jeżeli chcesz stworzyć efektywne i szczere podziękowania, uwzględnij w nim następujące elementy:

Osobiste przywitanie

Personalizuj podziękowania tyle, ile to możliwe. Wymień imię osoby wspierającej na początku tekstu. To sprawi, iż poczuje się ważna i doceniona.

Wskazanie konkretnych działań

Pokaż ludziom, jaki wpływ miało ich wsparcie na działania Twojej organizacji. W podziękowaniu dla darczyńcy opisz, na co zostały przeznaczone przekazane przez niego środki. W tym dla wolontariuszki wymień zadania, do których realizacji się przyczyniła. W tekście dla partnera podaj nazwę projektu, nad którym razem pracowaliście. Czyli znowu personalizacja…

Informacja o działalności Twojej organizacji

Opisz krótko, czym zajmowaliście się przez ostatni rok, jakie zmiany udało się Wam wprowadzić, ile osób skorzystało z oferowanego przez Was wsparcia. To miejsce na liczby, wykresy, infografiki (stworzysz je np. w Piktochart), czy zdjęcia z wydarzeń (zrób kolaż w Fotorze).

Jeśli planujesz wykorzystanie większej liczby materiałów wizualnych, rozważ stworzenie prezentacji (np. w Google Slides lub Canvie). W treści podziękowania zamieść tylko najważniejsze dane i wklej link do prezentacji dostępnej online. Tej części podziękowania nie trzeba specjalnie personalizować.

Przeczytaj także: Donor journey – jak sprawić, aby darczyńca został z Twoją organizacją na dłużej?

Osobista historia zmiany

W podziękowaniu warto odnieść się do przykładów konkretnych osób, których życie zmieniło się na lepsze, dzięki wsparciu Twojej organizacji. To nie muszą być spektakularne zmiany. Informację o tym, iż w organizowanych przez Was kursach komputerowych wzięło udział ponad 100 osób, uzupełnij krótką wypowiedzią pani Haliny, która nauczyła się korzystać z komunikatora video i może rozmawiać z mieszkającą za granicą wnuczką.

Plan działań na kolejny rok

Podziel się planami na najbliższą przyszłość i celami na tę dalszą. Niech darczyńcy i wolontariusze wiedzą, iż przez cały czas są Ci potrzebni.

Przypomnienie o ulgach podatkowych

Przypomnij darczyńcom o możliwości odliczenia darowizny od dochodu. Wskaż, gdzie mogą dowiedzieć się więcej na temat (np. tutaj).

Podpis i dane kontaktowe

Zakończ podziękowanie podpisem osoby kierującej organizacją lub osoby odpowiedzialnej za kontakt z darczyńcami/wolontariuszami. Zostaw dane kontaktowe i zachęć do dzielenia się sugestiami dotyczącymi Waszej działalności. Możesz przygotować ankietę online (np. w Formularzach Google lub Typeform), a link do niej wkleić w treści podziękowań.

Jeśli chcesz, by Twoje podziękowanie nabrało niepowtarzalnego charakteru, wykorzystaj darmowe forty od Font Space. Jest ich ponad 100 tysięcy! Wybrany font możesz pobrać na urządzenie i używać jej np. w Wordzie. Możesz też skorzystać z niej bezpośrednio na stronie, a efekt swojej pracy pobrać w postaci pliku PNG.

Bezpłatny kurs e-learningowy: Pierwszy newsletter w organizacji społecznej

Przygotuj kartki świąteczne i podziękowania w mediach społecznościowych

Podziękuj publicznie osobom wspierającym Twoją organizację. Wykorzystaj do tego media społecznościowe. Nie zapomnij oznaczyć osób, firm i instytucji. Zwiększa to zasięg przekazu.

Szablony kartek świątecznych i grafik z zimowym motywem znajdziesz np. w Canvie. jeżeli tworzysz post do mediów społecznościowych, użyj szablonu dedykowanego danemu portalowi, żeby wymiary grafiki się zgadzały.

Przeczytaj także: Do wyboru, do koloru. Jak dobierać kolory – przydatne narzędzia

Zorganizuj spotkanie podsumowujące mijający rok

Koniec roku to doskonały moment na podsumowanie dokonań. Zorganizuj specjalne spotkanie dla osób zaangażowanych w działalność Twojej organizacji. Poinformuj o Waszych osiągnięciach, podziękuj darczyńcom i wolontariuszom. Przedstaw plany na nadchodzący rok. Dobrze poprowadzone spotkanie zintegruje skupioną wokół Was społeczność. Zaplanowane takiego wydarzenia w drugiej połowie grudnia może stanowić nie lada wyzwanie. Skorzystajcie z Doodle lub Calendly, które ułatwią Wam znalezienie terminu pasującego największej liczbie osób.

• Planuj spotkania i zapobiegaj kolizjom terminów z pomocą Doodle. Poradnik kompletny
• Jak sprawnie ustalić termin spotkania? 3 proste sposoby

Zmontuj wideo podziękowania lub życzenia na Nowy Rok

Co powiesz na nagranie wideo podziękowania, w którym zespół Twojej organizacji wyrazi swoją wdzięczność kluczowym darczyńcom i wolontariuszom? Zrobisz to gwałtownie i łatwo w Animoto czy InVideo. Możesz spersonalizować filmy dodając zdjęcia, teksty i muzykę.

Zainspiruj się tym kontem na YouTube, które powstało specjalnie po to, by zgromadzić wideo podziękowania dla darczyńców amerykańskiej organizacji Charity: Water.

Wykorzystaj motyw kalendarza adwentowego

Wystarczy odrobina kreatywności, by wykorzystać motyw odliczania kalendarza adwentowy do angażowania społeczności skupionej wokół Twojej organizacji. Możesz pójść w ślady Fundacji Koalicja Sprawiedliwego Handlu – Fairtrade Polska i zorganizować loterię. By wziąć w niej udział, należy:

• wejść na stronę Kalendarza Adwentowego Fairtrade,
• otworzyć okienko na dany dzień,
• zaznaczyć prawidłową odpowiedź w pytaniu i czekać na wygraną.

To świetny sposób na promocję idei sprawiedliwego handlu oraz produktów z certyfikatem Fairtrade, oraz sposób na budowanie silniejszych relacji ze społecznością zgromadzoną wokół organizacji.

W ramach swojego kalendarza adwentowego zespół Fundacji WWF Polska proponuje proekologiczne aktywności. Rozpoznawanie tropów zwierząt, tworzenie ozdób choinkowych i zdrowych, zimowych przekąsek to tylko niektóre z nich. Po więcej zajrzyjcie tutaj.

Oto jeszcze kilka przykładów zastosowań kalendarza adwentowego w organizacji pozarządowej:

• kalendarz adwentowy o organizacji – każdego dnia przedstawiaj ciekawostki czy wyzwania związane z misją organizacji, opisuj Wasze osiągnięcia w minionym roku,
• quizy i konkursy – organizuj quizy lub konkursy online związane z tematyką świąteczną i jednocześnie promujące działalność organizacji. Nagradzaj osoby uczestniczące drobnymi upominkami;
• łamigłówki online – dziel się linkami do aplikacji i łamigłówek online związanych z tematyką zimową i świąteczną, np. Santa Tracker, Puzzle Factory, zadania przygotowane przez społeczność Wordwall, wybór gier świątecznych w sklepie Google Play;
• podziękowania dla darczyńców – każde okienko kalendarza może być poświęcone podziękowaniu konkretnym darczyńcom za ich wkład.

Pamiętaj, aby dostosować kalendarz adwentowy do specyfiki społeczności, z którą współpracujesz oraz do celów Twojej organizacji.

Pomysły i zaangażowanie – klucz do budowania silnych relacji ze społecznością organizacji pozarządowej

W grudniu, gdy organizacje pozarządowe zamykają rok, warto poświęcić chwilę na docenienie wsparcia, jakie otrzymujemy od pracowników, współpracowników, wolontariuszy i darczyńców. Personalizowane podziękowania, kreatywne kartki świąteczne i treści w mediach społecznościowych są skutecznymi narzędziami w budowaniu trwałych relacji. Spotkania podsumowujące rok oraz wideo-podziękowania dodają osobistego charakteru, a motyw kalendarza adwentowego pozwala na kreatywne zaangażowanie społeczności. Działania te powinny być dostosowane do specyfiki grupy i celów organizacji. Ostateczne niech podziękowania staną się mostem do Nowego Roku, pełnego możliwości i wspólnych sukcesów.

Przeczytaj także

• Donor journey – jak sprawić, aby darczyńca został z Twoją organizacją na dłużej?
• 7 najciekawszych świątecznych kampanii społecznych 2023 roku
• Jak mądrze wybierać świąteczne akcje społeczne?