Planowanie i rozliczanie czasu pracy – jak wpływa na efektywność pracowników?

Zdjęcie: Planowanie i rozliczanie czasu pracy – jak wpływa na efektywność pracowników?

Artykuł sponsorowany. Efektywne zarządzanie czasem w pracy stanowi jeden z kluczowych elementów, który determinuje sukces całego przedsiębiorstwa. Dobra organizacja pozwala bowiem na znacznie lepsze wykorzystanie zasobów ludzkich, a przy tym także przyczynia się do zwiększenia satysfakcji pracowników i utrzymania równowagi pomiędzy ich życiem zawodowym a prywatnym. Planowanie oraz rozliczanie czasu pracy to częste zjawisko, występujące zwłaszcza w dużych firmach, dla których na co dzień pracuje wiele osób. Warto mieć świadomość, iż prowadzenie ewidencji czasu pracy stanowi wymóg prawny wynikający z Kodeksu pracy – ponadto, to także kluczowa praktyka wpływająca na organizację oraz efektywność pracy, umożliwiająca monitorowanie poziomu obciążenia pracowników oraz ich dostępności. Poznaj ten temat lepiej!

Jak powinien wyglądać zakres ewidencji czasu pracy?

Ewidencja czasu pracy skupia zapisy dotyczące rozpoczęcia, a także zakończenia pracy – zawiera informacje dotyczące nieobecności w czasie pracy, a także poszczególnych okresach, które mogą mieć wpływ na czas przepracowany przez pracownika. Dokładna dokumentacja to niezbędne narzędzie, zwłaszcza w przypadku sporów pracowniczych i kontroli instytucji zewnętrznych, na przykład Państwowej Inspekcji Pracy. Według aktualnie obowiązujących zasad, ewidencja czasu pracy powinna zawierać informacje na temat:

• liczby przepracowanych godzin (w tym godzinie rozpoczęcia oraz zakończenia pracy);
• liczby godzin przepracowanych w porze nocnej (między 21:00 a 7:00);
• dniach wolnych od pracy (z oznaczeniem tytułu ich udzielenia);
• rodzaju oraz wymiaru zwolnień od pracy;
• wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.

Obowiązujące prawo nie narzuca jednoznacznie określonej formy prowadzenia ewidencji czasu pracy; pracodawca ma pełną swobodę wyboru metod oraz narzędzi. Ważne, by zapewniały one rzetelność, czytelność, a przy tym być dostępne dla pracowników oraz organów kontrolnych. Warto przy tym wiedzieć, iż istnieją pewne różnice pomiędzy pojęciami takimi jak ewidencja czasu pracy a lista obecności; mają one różne zastosowania i odmienne znaczenie w kontekście przestrzegania przepisów prawa pracy oraz zarządzania zasobami ludzkimi. Ewidencja czasu pracy stanowi o wiele bardziej kompleksowy dokument – ponadto, jej prowadzenie jest obowiązkowe. Tymczasem lista obecności to dokument, który służy do potwierdzania przybycia i obecności pracowników w miejscu pracy; o jej stworzeniu decyduje pracodawca, gdyż same przepisy nie narzucają mu obowiązku jej prowadzenia. W jaki sposób powinno się sporządzać harmonogram czasu pracy? Ważne, by określić zapotrzebowanie na pracę; w tym celu warto zebrać dyspozycyjność pracowników, następnie wybrać narzędzie do planowania. W całym procesie powinno się uwzględniać przepisy Kodeksu pracy, a także przygotować się na nagłe nieobecności – te mogą się pojawić.

Czym grozi brak ewidencji czasu pracy w firmie?

Ci, którzy nie dopełniają obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy lub celowo nią manipulują, muszą liczyć się z poważnymi konsekwencjami prawnymi. Inspekcja Pracy ma pełne prawo do przeprowadzenia kontroli w zakresie przestrzegania przepisów dotyczących czasu pracy; wszelkie uchybienia mogą skutkować karą grzywny do kilkudziesięciu tysięcy złotych bądź sankcjami administracyjnymi. Niewłaściwe dokumentowanie czasu pracy jest w stanie doprowadzić do sporów pracowniczych, a także utraty zaufania ze strony pracowników. Z tego powodu tak ważne jest, by odpowiednio ewidencjonować czas pracy pracowników. Pomóc w tym może zewnętrzna firma, taka jak KR Group. Na stronie https://www.krgroup.pl/uslugi/kadry-i-place/ zainteresowani mogą dowiedzieć się więcej na temat oferty outsourcingu kadr i płac, indywidualnie dopasowanym do branży. Wśród dostępnych usług wymienia się między innymi narzędzia planowania oraz rozliczania czasu pracy. kooperacja z zewnętrzną firmą w tym zakresie pozwala mieć pewność, iż ewidencja czasu pracy przeprowadzana jest w zgodzie z obowiązującym prawem.