Krajowy System e-Faktur – rewolucja, na którą nie wszyscy są gotowi

Zdjęcie: Fot. Vecteezy Images

Dla mojego pokolenia cyfrowy świat jest częścią codzienności. Jednak dla przedsiębiorców mniej biegłych technologicznie wdrożenie KSeF bez solidnego wsparcia może być ogromnym wyzwaniem.

Z początkiem lutego rozpoczął pracę Krajowy System e-Faktur, w uproszczeniu KSeF. Niektórzy mówią o rewolucji, wielu patrzy w napięciu, czy nie będzie to powtórka z „Polskiego Ładu”, który okazał się katastrofą.

Choć cyfryzacja administracji to nieunikniony proces, który z czasem przynieść może realne korzyści – mniej pomyłek, przejrzystsze dane, sprawniejszy obieg dokumentów – to wprowadzenie nowego systemu budzi emocje, jak mało która reforma w ostatnich latach.

Pierwszy etap obowiązku korzystania z KSeF objął największe firmy – ponad cztery tysiące podmiotów, które w 2024 roku osiągnęły obroty przekraczające 200 milionów złotych. Kolejne miesiące przyniosą rozszerzenie tego obowiązku: od 1 kwietnia 2026 roku dołączą mniejsze przedsiębiorstwa, a od 1 stycznia 2027 roku – mikrofirmy o najniższych obrotach. Do tego czasu najmniejsi przedsiębiorcy mogą jeszcze wystawiać faktury „po staremu” (choć mają opcję przeniesienia się w pełni na KSeF już teraz).

Ministerstwo Finansów zapewnia, iż system działa. Już w pierwszych godzinach jego funkcjonowania – około 2.00 w nocy 1 lutego – wystawiono ok. 20 tysięcy faktur. Kilka godzin później resort poinformował w mediach społecznościowych, iż do systemu zalogowało się już 150 tysięcy podatników.

Czy KSeF to koniec papierologii?

Krajowy System e-Faktur to w praktyce centralna platforma, w której przedsiębiorcy od 1 lutego wystawiają i odbierają faktury. Można ją porównać do ogromnego cyfrowego archiwum – wspólnej, krajowej bazy faktur. To duża zmiana w stosunku do dotychczasowego modelu, w którym dokumenty często krążyły między firmą a księgowymi w formie plików PDF, e-maili czy wydruków papierowych.

Do tej pory wystarczyło wystawić fakturę w dowolnym programie, wysłać ją kontrahentowi, a następnie przekazać cały zestaw dokumentów księgowemu. Ten, na podstawie otrzymanych plików, przygotowywał sprawozdania i podliczał należne podatki. Teraz ma być inaczej i – przynajmniej w teorii – prościej.

Faktury wystawiane będą bezpośrednio w KSeF lub poprzez zintegrowane z nim programy księgowe. Oznacza to, iż nie trzeba manualnie wysyłać dokumentów do kontrahenta – system zrobi to automatycznie. Ma to zarówno przyspieszyć obieg dokumentacji, jak i obniżyć koszty.

Nie oznacza to jednak końca papierologii. Nie wszystkie dokumenty księgowe znajdą się w nowym systemie. Do KSeF nie trafią np. noty księgowe, paragony z kas fiskalnych, bilety czy faktury od zagranicznych kontrahentów. W praktyce oznacza to, iż jeszcze przez dłuższy czas firmy będą funkcjonować w podwójnej rzeczywistości – część dokumentów w systemie, część poza nim.

(Nie)realne obawy

Rewolucja fakturowa, jak każda systemowa zmiana, budzi nie tylko nadzieje, ale i poważne obawy. Jak wynika z badań inFaktu, przeprowadzonych pod koniec listopada 2025 roku, wśród ponad tysiąca firm, niemal połowa ankietowanych (48 proc.) najbardziej boi się awarii systemu KSeF. Kolejne źródła niepokoju to obawa przed cyberatakami (40 proc.), nadmierna kontrola państwa nad obiegiem gospodarczym (34 proc.) oraz możliwy blackout, czyli przerwy w dostawie prądu (32 proc.). Co ciekawe, jedynie 4 proc. respondentów wskazało, iż nie widzi zagrożeń.

Ministerstwo Finansów uspokajało, a szef Krajowej Administracji Skarbowej, Marcin Łoboda, zapewniał, iż dane z faktur będą bezpieczne, a wszystkie dokumenty przechowywane wyłącznie w KSeF przez okres dziesięciu lat. „Żadna faktura się nie zgubi” – podkreślał Łoboda, dodając, iż system zabezpieczono tak, by ryzyko wycieku danych było minimalne. Rzecz jasna, z powodów bezpieczeństwa resort nie podaje szczegółów technicznych stosowanych zabezpieczeń.

Faktem jest, iż Ministerstwo Finansów zyskuje stały, niemal natychmiastowy wgląd w dane o transakcjach, co ma ułatwić kontrolę, ograniczyć skalę nadużyć i uszczelnić system podatkowy. Tu pojawia się wątpliwość: czy to nie jest odwrócenie logiki w relacji Państwo–obywatel? Tak, państwo już dziś dysponuje ogromną ilością wrażliwych danych, choćby tych przekazywanych w ramach elektronicznie składanych deklaracji PIT, ale czym innym jest uprawnienie państwowych instytucji do sięgania po dane w uzasadnionym celu wyjaśnienia nieprawidłowości, a czym innym gromadzenie ich niejako „na wszelki wypadek”.

Z kolei jeżeli chodzi o dostęp urzędników do danych z faktur – ma być on ściśle reglamentowany. Dane te objęte są tajemnicą skarbową, a za jej złamanie grożą surowe sankcje karne. Każdy pracownik administracji skarbowej będzie musiał przejść dwuetapowy proces autoryzacji, a do wglądu w dane potrzebna będzie zgoda przełożonego i uzasadnienie służbowe. Dodatkowo, jak podkreśla Roman Łożyński z Centrum Informatyki Resortu Finansów, cała infrastruktura KSeF znajduje się na serwerach zlokalizowanych w Polsce, w kilku odrębnych lokalizacjach, co ma zwiększyć stabilność i bezpieczeństwo działania systemu.

Niepokój wywołują jednak nie tylko kwestie bezpieczeństwa. W praktyce okazuje się, iż niektóre duże firmy przesyłają już swoim mniejszym kontrahentom komunikaty, iż od 1 lutego w ogóle nie przyjmują faktur poza systemem KSeF – choćby jeżeli teraz jeszcze nie obowiązuje to mniejszych przedsiębiorców. Takie samowolne podejście można uznać za sprzeczne z regulacjami: małe firmy nie mają jeszcze obowiązku korzystania z systemu, więc przez cały czas mogą wysyłać faktury mailem lub w dotychczasowy sposób.

Wygląda więc na to, iż cyfrowa rewolucja w fakturowaniu dopiero się zaczyna, a najtrudniejsze, jak to często bywa, będą pierwsze miesiące oswajania nowego narzędzia.

Cyfrowa konieczność

KSeF to system, który nie zostawia miejsca na improwizację. Wszystko ma działać automatycznie – żadnego „naciągania”, antydatowania czy poprawiania faktur po terminie. Nie da się wystawić dokumentu z datą wsteczną ani usunąć go z obiegu. Cyfrowy rygor wymusi na przedsiębiorcach większą dyscyplinę w codziennej pracy i ograniczy przestrzeń dla nieformalnych praktyk, które w niejednej firmie uchodziły dotąd za normę. Dla wielu właścicieli małych biznesów może to być zderzenie z nową rzeczywistością – zwłaszcza tam, gdzie relacje z kontrahentami opierały się dotąd bardziej na zaufaniu niż na terminach i procedurach.

Sondaże nastrojów pokazują, iż przedsiębiorcy obawiają się trudności z oswojeniem się z nowym systemem. Zwłaszcza ci najmniejsi – mikro i mali przedsiębiorcy, którzy często nie korzystają z pełnej obsługi biur rachunkowych. Najwięcej jednak problemów mogą mieć starsi właściciele firm, dla których praca w środowisku cyfrowym wciąż nie jest naturalna. KSeF wymaga nie tylko zmiany przyzwyczajeń, ale też umiejętności, które dotąd nie były niezbędne do prowadzenia działalności. Trudno więc nie zapytać: czy ci przedsiębiorcy otrzymali wystarczające wsparcie – szkolenia, środki, narzędzia – by poradzić sobie w tej nowej, obowiązkowo cyfrowej rzeczywistości?

Z jednej strony resort zapewnia, iż obsługa KSeF nie wymaga rewolucji w firmowych procedurach – większość przedsiębiorców przez cały czas może pracować w swoich dotychczasowych programach do fakturowania, z których dokumenty automatycznie trafią do systemu. Teoretycznie więc Krajowy System e-Faktur działa w tle, a nie zamiast istniejących rozwiązań. Z drugiej jednak strony, w praktyce to zupełnie nowe środowisko, w którym trzeba nauczyć się poruszać.

Dla mojego pokolenia cyfrowy świat jest częścią codzienności. Jednak dla przedsiębiorców mniej biegłych technologicznie – niekoniecznie starszych wiekiem, ale nieoswojonych z cyfrowymi narzędziami – wdrożenie KSeF bez solidnego wsparcia może być ogromnym wyzwaniem. choćby najlepszy system nie zadziała płynnie, jeżeli użytkownicy nie będą gotowi, by z niego w pełni korzystać.

Czy jesteśmy już w tym momencie, w którym możemy założyć, iż cyfrowa biegłość jest standardem?