Historia zapisana w księgach metrykalnych

Archiwa kościelne są archiwami prywatnymi i nie mają prawnego obowiązku udostępniania swojego zasobu badaczom

Ks. dr Michał Sołomieniuk – dyrektor Archiwum Archidiecezjalnego w Gnieźnie

Na jakich zasadach działają kościelne archiwa, w myśl jakich przepisów – państwowych czy też mają osobne regulacje episkopatu Polski i Watykanu?
– Przede wszystkim muszę uściślić terminologię, bo nazwę archiwum można pojmować trojako. Jako instytucję wyspecjalizowaną w gromadzeniu, przechowywaniu, opracowaniu, zabezpieczaniu, konserwacji i udostępnianiu materiałów archiwalnych. Albo jako składnicę akt, która nie pełni wszystkich tych funkcji, a także jako ogół materiałów, wytworzonych przez jakiegoś aktotwórcę. Kiedy zatem ktoś mówi o archiwum, to myśli albo o instytucji, albo o budynku (pomieszczeniu) z aktami, albo o samych archiwaliach.

Myślałem o tej pierwszej, szerszej definicji.
– Muszę dodać jeszcze jedno ważne uściślenie. Archiwa pod względem datacji posiadanego materiału można podzielić na bieżące i historyczne. Będę mówił o archiwach historycznych, gdyż głównie w tym zakresie czuję się kompetentny.

W myśl wielokrotnie poprawianej i aktualizowanej Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tzw. ustawy archiwalnej) materiały archiwalne powstałe i powstające w wyniku działalności Kościołów i związków wyznaniowych tworzą ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny. Z punktu widzenia polskiego prawa archiwa kościelne są archiwami prywatnymi i jako takie: po pierwsze, są utrzymywane wyłącznie przez poszczególne osoby prawne Kościoła rzymskokatolickiego, po drugie, nie mają prawnego obowiązku udostępniania swojego zasobu badaczom. Archiwa kościelne, podobnie jak inne archiwa prywatne ze zbiorami historycznymi, mogą się ubiegać o dofinansowanie prac konserwatorskich lub digitalizacyjnych na zasadach ogólnych. Niektóre korzystają np. z corocznych programów Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego czy Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.

Regulacje kościelne znajdują się w rozdziale II Kodeksu prawa kanonicznego w art. 2 „Kanclerz, inni notariusze i archiwum” (kanony 482-491). Zawarte w nich przepisy są bardzo ogólne. Nie ma w nich szczegółowych regulacji dotyczących archiwów historycznych, a więc zawierających materiały, które nie są już konieczne do bieżącego funkcjonowania instytucji. W myśl prawa kanonicznego każdy biskup sam ustanawia normy korzystania z zasobu historycznego.

Czy archiwa kościelne są jakoś zhierarchizowane?
– Nie, nie tworzą żadnej struktury, analogicznej do archiwów państwowych. Można tu poczynić niedoskonałą analogię do archiwów zakładowych: one też nie stanowią żadnej struktury, a korzystanie z nich wymaga każdorazowo zgody właściciela akt, czyli zarządu firmy (ewentualnie delegowanego do tych spraw pracownika). Ponadto archiwa kościelne łączą nierzadko funkcje archiwum i biblioteki historycznej lub/oraz muzeum. Osobowość prawną w świetle prawa państwowego mają tylko dwa archiwa archidiecezjalne: szczecińskie i białostockie (to drugie jest połączone w jedną osobę prawną z muzeum).

Jakiego typu dokumenty są gromadzone, przez kogo wytworzone? Po jakim okresie są niszczone? Jakie czego dotyczą?
– Tam, gdzie istnieją diecezjalne archiwa historyczne, gromadzone są w nich materiały przekazane z instytucji centralnych danej (archi)diecezji: kurii, trybunału, seminarium duchownego oraz poszczególnych dekanatów i parafii. W archiwach zakonnych gromadzone są materiały historyczne dotyczące samego zakonu (np. jego prowincji lub klasztorów). Ponadto do archiwów diecezjalnych trafiają z poszczególnych kurii akta personalne zmarłych duchownych oraz nierzadko spuścizny po duchownych – listy, dyplomy, zdjęcia. Archiwiści często z własnej inicjatywy pozyskują archiwalia ruchów i stowarzyszeń kościelnych. Różnorodność tych dokumentów jest ogromna: od starych ksiąg metrykalnych, przez kroniki parafialne i akta bractw, po dokumentację administracyjną, finansową, budowlano-remontową i techniczną. W kościelnych archiwach zasadniczo brakuje się (czyli niszczy) jedynie duplikaty lub kopie dokumentów, a te będące w jednym egzemplarzu generalnie przechowywane są wieczyście.

Czy jest jakaś opieka, kontrola Archiwum Głównego Akt Dawnych, Archiwum Akt Nowych nad zbiorami archiwów kościelnych? Jest ona jakoś uregulowana umowami?
– Archiwa państwowe nie nadzorują ani nie kontrolują archiwów prywatnych, a takimi w świetle prawa są w Polsce archiwa kościelne. W praktyce archiwiści kościelni i państwowi utrzymują w wielu miejscach w Polsce robocze, życzliwe kontakty na poziomie regionalnym i lokalnym. Na poziomie ogólnopolskim działała natomiast w latach 2017-2021 Grupa Robocza ds. archiwów prowadzonych przez osoby prawne Kościoła rzymskokatolickiego. Grupę powołał naczelny dyrektor archiwów państwowych w porozumieniu z Konferencją Episkopatu Polski. Efektem pracy grupy jest „Katalog dobrych praktyk dla archiwistów kościelnych”, który początkowo ukazał się w wersji cyfrowej, natomiast w tych dniach ukaże się w poprawionej i nieco rozszerzonej wersji papierowej. O to papierowe wydanie starało się Stowarzyszenie Archiwistów Kościelnych.

Czy zasady udostępniania zbiorów są skodyfikowane? Co jest udostępniane, a co nie, kto i co o tym decyduje? I czego dotyczą odmowy udostępniania, jakich spraw?
– Jak już wspomniałem, zasady udostępniania zbiorów historycznych reguluje biskup diecezjalny (w odniesieniu do archiwów diecezjalnych) lub odpowiedni przełożony zakonny. Wiele szczegółowych przepisów jest wzorowanych na zasadach archiwów państwowych, np. bez poważnej przyczyny naukowej nie udostępnia się oryginałów akt średniowiecznych. Odmowa udostępnienia konkretnych akt może wynikać także z ochrony danych osobowych, ponieważ w archiwaliach sprzed np. 40 lat mogą się znajdować dokumenty z danymi na temat osób żyjących (rzeczywiście lub teoretycznie).

Cały tekst można przeczytać w „Przeglądzie” nr 24/2023, dostępnym również w wydaniu elektronicznym.